Mi è capitato che tante coppie che vengono a sposarsi in Salento hanno il problema di come gestire gli invitati che vengono da fuori regione.
Questo aspetto non viene preso abbastanza in considerazione eppure gli invitati che vengono, almeno quelli che decidono hanno diritto ad avere delle accortezze particolari.
Non ci sono delle regole scritte e anche se ci sono le regole del “bon ton”, sei libera di scegliere la soluzione che più si avvicina al tuo “portafoglio”.
Parti dal presupposto che non tutti gli invitati che avrai sulla lista verranno per i più svariati motivi.
❌C’è chi non ha nessuna voglia di venire perché non gli interessa partecipare al tuo matrimonio, anche se il suo nome lo hai messo sulla lista (ricorda di non sottovalutare questa opzione quando stili la lista!)
❌ chi ha programmato le sue ferie da un’altra parte e non intende cambiare programma
❌c’è a chi pesa economicamente partecipare (anche se ha l’alloggio gratis)
❌ chi ha impegni improrogabili
❌ chi non ha la possibilità di prendere 1/2 giorni di ferie, ecc..
E’ una realtà di cui devi tenere conto.
Invece, che cosa puoi fare per chi decide di venire in Salento dal Nord Italia o anche dall’estero per rendergli il soggiorno o la breve vacanza speciale e indimenticabile?
Save the Date
Prepara un “Save the Date” digitale con almeno un anno di anticipo.
E’ il minimo che puoi fare per loro, ma ti consiglio di mandarlo a tutti gli invitati, senza distinzione, perché anche chi vive stabilmente sul posto, si deve in qualche modo organizzare.
Sappiamo tutti ormai, che le ferie dobbiamo programmarle con largo anticipo, il Save the Date è la soluzione migliore, in questo modo si ha la possibilità di prenotare viaggi, noleggi ecc… molto tempo prima e magari anche di risparmiare!
Come possono arrivare gli invitati che vengono da fuori?
La soluzione più semplice per arrivare nel sud della Puglia è di arrivare in macchina, ma non tutti ne hanno la possibilità.
Vediamo dunque le altre alternative.
Il Salento è una bellissima terra, ma alcuni servizi sono carenti e a volte, mancano del tutto. Per esempio, l’aeroporto più vicino è quello di Brindisi, ma non sempre ci sono tutti i voli, o le coincidenze, allora anche l’aeroporto di Bari è da valutare come opzione per gli invitati, sempre che è necessario una volta arrivati, un altro mezzo ancora per arrivare a destinazione!
Anche con i treni la situazione non cambia.
E’ vero che c’è la stazione di Lecce, ma una volta arrivati, non ci sono bus che portano nei diversi paesini o luoghi.
Bisogna servirsi di taxi, navette o affidarsi al noleggio auto.
A tal proposito, ricordo ancora, una coppia di invitati, 2 giovani fidanzati, forse un po’ sprovveduti, che mi chiamarono dalla stazione di Lecce a mezzanotte, per chiedermi quale bus dovessero prendere per Felline (un bellissimo paesino del basso Salento di neanche 1500 anime). Gli sposi non li avevano avvisati che raggiungere il luogo del matrimonio non era semplice, una volta arrivati in stazione, di notte ancora peggio! Andai io a prenderli con la mia auto, perchè era la soluzione più semplice!
Alloggio invitati che vengono da fuori regione
Pernottamento offerto? Una o 2 notti? Chi paga?
Molte coppie di sposi mi chiedono, cosa prevede il galateo!
Mi ripeterò, ma la mia risposta è sempre la stessa!
In teoria dovrebbe essere a carico degli sposi, ma nei fatti è diverso.
Il Galateo del matrimonio è una cosa, quello che ti puoi permettere o riesci a fare con le tue forze, è un’altra faccenda.
Non sempre si ha la possibilità di ospitare a proprie spese una parte degli invitati e ciò non ti deve dispiacere, stai tranquilla che gli invitati non sono “stupidi”, capiscono bene le situazioni!
Come organizzarsi con questi invitati che vengono da fuori?
Offrendogli tariffe agevolate stringendo accordi con hotel, agriturismi, B&B, ecc…
Rammenta: il Salento è una zona turistica, anzi in questi ultimi anni anche tanto turistica, se ti sposi da giugno a settembre, non è facile trovare alloggi disponibili per tante persone per una o 2 notti.
Chi possiede le strutture ricettive, preferisce meno persone ma per più notti o affittare a settimana, quindi valuta bene questo aspetto e muoviti con enorme anticipo se lo stai facendo tu, altrimenti avvisa sempre gli ospiti di tutte le problematiche esistenti.
Una alternativa sono i portali online dove puoi prenotare senza problemi, ma con la tariffa normale, s’intende!
Ma in quale zona farli pernottare?
Ovviamente, meglio la zona vicina alla location dove si svolgerà il ricevimento, in questo modo avranno meno spostamenti da fare, considerando che un matrimonio salentino in media finisce intorno alle 2/3 di notte!
Il pernottamento dovrà essere uguale per tutti?
Facile a dirsi, non sempre qui in Salento, ci sono strutture in grado di accogliere tanti ospiti nello stesso periodo o luogo.
Ci sono tantissimi B&B, case vacanze, appartamenti da affittare, piccoli agriturismi, non tutti dello stesso livello.
Armati di pazienza e cerca di verificare personalmente queste strutture.
Da wedding planner, mi occupo spesso di curare questo servizio per i miei sposi (quando me lo chiedono) e mi trovo spesso a visitare realtà diverse da quelle postate sul web….Quindi, occhio!
La soluzione che invece ritengo migliore è il pernotto a carico degli invitati (le esigenze degli ospiti sono fonte di stress e di grandi problemi) e lasciarli liberi di scegliere dove meglio preferiscono alloggiare, al limite puoi consigliargli alcune strutture e farti fare da queste ultime delle tariffe agevolate.
In questo modo nessuno avrà da lamentarsi o da ridire!
Sito matrimonio per gli invitati che vengono da fuori regione
Creare un sito per il proprio matrimonio, con tutte le informazioni utili è una buona soluzione.
Su un sito per una coppia di miei sposi (Alessandro e Alessandra), oltre a tutti gli indirizzi utili, ho aggiunto personalmente un blog e l’ho chiamato “Le pillole di Lucianella”.
All’interno ho inserito una piccola guida turistica elaborata da me, in base alle attività di quel momento e del matrimonio stesso, gli spostamenti consigliati, luoghi da vedere, alcune ricette di piatti tipici salentini, alcuni modi di dire e addirittura, dei proverbi in dialetto. Gli invitati che gradivano, potevano mandare la risposta con la traduzione in italiano del proverbio. Un modo per avere un legame continuo con gli invitati e “stuzzicare” le loro curiosità.
Devo dire che ha funzionato tantissimo!
Spostamenti all’interno degli invitati che vengono da fuori regione: cerimonia/ricevimento
Sposarsi in Salento è bellissimo, ma è un territorio poco organizzato per gli spostamenti con i mezzi pubblici, il modo migliore per spostarsi è in macchina.
E se un ospite non ha la macchina o non sa orientarsi?
Una buona soluzione per evitare che i tuoi ospiti impazziscano muovendosi in zone che non conoscono è organizzare per loro, delle navette, un pulman, dei piccoli bus, che li possano portare dalla zona della cerimonia a quella del ricevimento e viceversa, con tutta tranquillità.
Ci si può accordare, dando un orario di partenza, in un punto di ritrovo e con un orario di ritorno.
Per una mia coppia (Guido e Federica) abbiamo noleggiato 2 navette con autista, che facevano la spola, dal resort al ristorante ogni mezza ora, ognuno era libero di spostarsi avanti e indietro.
Ricordo ancora una invitata fare 2 volte su e giù dall’hotel alla sala ricevimento, per prendere, uno scialle una prima volta, le sneakers una seconda volta, e stare più comoda per ballare la pizzica, insomma per lei è stato comodissimo avere questo servizio.
E poi, c’è da dire che se non devono guidare, si sentiranno più liberi di bere un po’ di più!
Budget matrimonio: la strada da seguire sei hai invitati che vengono da fuori.
In conclusione gestire gli invitati non è semplice, a maggior ragione se vengono da fuori.
I modi sono tanti sta a te capire quale strada intraprendere,
qual è la più vantaggiosa per loro e anche per te come e in che modo.
In tutto ciò, un occhio lo devi “buttare” sempre sul portafoglio perché è facile farsi prendere dall’entusiasmo e andare fuori budget!
E se non riesci a trovare da sola una soluzione?
Chiamami o mandami un messaggio, troveremo insieme il modo per sistemare gli invitati che vengono da fuori e fargli vivere un’esperienza salentina memorabile, che ricorderanno per sempre con il sorriso!
